צריכה לכתוב מצגת ? מתחילים להתכונן כבר היום

מקור: פליקר

כשהבוס ניגש השבוע וביקש שתכיני מצגת לעובדים החדשים, זה נשמע כמו משימה קלה. סך הכל, את כבר עובדת בחברה שנים רבות, מכירה את המערכות, היעדים והאתגרים מבפנים, וגם פחד קהל מעולם לא היה בעייה — מי חשב שתמצאי את עצמך בערב שלפני הפרזנטציה, מול המסך הריק של הפאואר פוינט.

מסתבר שכתיבת מצגת, בדומה לרוב המטלות שלנו, קל בהרבה לבצע כשיש תוכנית פעולה מסודרת. לכן ריכזתי בפוסט הזה את השלבים השונים שאני משתמש בהם בתהליך ההכנה.

1.  הציבי יעדים

מועד לביצוע: כמה שיותר מוקדם, עדיף כשבועיים לפני מועד ההרצאה.

יעד הוא ההנעה לפעולה, והוא הסיבה שאנשים מתאמצים להגיע ולהקשיב להרצאה במקום לקרוא את הסיכום במייל. על היעד להיות קונקרטי ביחס למאזינים ורלוונטי. יש להימנע מיעדים שאינם כוללים קריאה לפעולה ספציפית במועד תחום.

הנה מספר דוגמאות ליעדים המנוסחים לא טוב:

• המאזינים יכירו את הסעיפים המופיעים בדו"ח קרן הפנסיה
• המאזינים ידעו שצריך לפנות למחלקת IT כשיש תקלת מחשוב
• המאזינים יכירו את המיזם העסקי שאני מעוניין לקדם

את אותם היעדים ניתן לנסח בצורה שתאפשר לנו להתקדם לשלב הבא - הנה אותם היעדים, הפעם מנוסחים היטב:

• המאזינים יבחנו את דו"ח קרן הפנסיה שלהם וינסו להוזיל עלויות
• המאזינים יפנו בקשה למחלקת IT בארגון
• המאזינים ישקיעו כסף במיזם העסקי שאני מעוניין לקדם

קל לראות את ההבדל, הניסוח הטוב כולל קריאה לפעולה בעוד שהניסוח הראשוני מעורפל. בעת ניסוח יעדים, יש להימנע משימוש במילים "יכירו", "יהיו מסוגלים", "ידעו" וכו'.

2.  כתבי סיפור

מועד לביצוע: מיד עם סיום כתיבת היעדים

עכשיו כשאנו ממוקדים הגיע הזמן לכתוב את הטקסט להרצאה. מומלץ להתחיל מסיפור קצר המעורר הזדהות ("כשאני רק הגעתי לחברה בתור עובדת חדשה..."), להמשיך בתיאור בעייה או בעיות של הקהל (לדוגמא: "דוד הגיע לעבוד כאן לפני שבועיים, ועדיין הוא לא יכול לקרוא מיילים בגלל תקלת מחשוב"), אפשר לתבל בגרפים וסטטיסטיקות שמראים שהסיכוי של עובד להתקדם בחברה גדל משמעותית אם הוא פונה לגורמי ה IT כשיש תקלות, וכו'.

השתדלי שתיאור הבעייה ויצירת הזדהות עם הסיפור יהוו את חלק הארי של הפרזנטציה, כ 50-70% מהזמן יוקדש לזה. לאחר מכן, יש להציג את הפתרון בדמות הנעה לפעולה, הכוללת בונוס למי שאכן יפעל.

לדוגמא: "על מנת להוריד את עלויות דמי הניהול בקרן הפנסיה שלכם, התקשרו עוד היום לנציג חברת הפנסיה ודרשו עמלה שגובהה לא יעלה על … לאחר מכן, פנקו את עצמכם בסופ"ש זוגי במלון הנסיכה באילת (כן, כולל טיסות) בזכות הכסף שחסכתם".

מומלץ שהבונוס יהיה מאוד ספציפי והפעולה תהיה קלה לביצוע - כך אנשים אכן ישתפו פעולה.  

מרגע שסיימנו לכתוב את הסיפור, אפשר להתחיל לתרגל אותו בקול רם בבית, מול המראה, במקלחת, ברכב בדרך לעבודה או בכל מקום שאפשר לדבר בקול רם בלי להפריע לשכנים.

3.  הכיני את המצגת ודף הסיכום

מועד לביצוע: כ 3-4 ימים לאחר סיום כתיבת הסיפור ותרגולו.

אחרי שלושה-ארבעה ימים שאת מקריאה לעצמך את הסיפור השכם וערב, כבר די ברור איזה תמונה או משפט מפתח צריכים להופיע בכל רגע. כל מה שצריך זה לקחת את התמונה/משפט מפתח הללו ולרשום אותם על השקף. השקפים הם כלי עזר וכך צריך להכין אותם, אם מספרים על דוד העובד החדש שהסתבך עם המיילים אפשר להראות את תמונתו (ברשותו של דוד, כמובן). אם מספרים על קרנות פנסיה אפשר להראות צילום של דוח פנסיה שנתי, תמונה של סוכן ביטוח, ותמונה של חוף הים כשמספרים על כל הכסף שנחסוך כשנוריד את דמי הניהול.

במקביל, כדאי להכין דף סיכום קצר למאזינים, שכולל למשל את מספרי הטלפון של קרנות הפנסיה השונות, דמי הניהול המומלצים וטלפון של מלון מומלץ באילת ליום שאחרי.

ניסיתם את השיטה והעברתם מצגת מנצחת ? ספרו לי על זה בתגובות !