צריכה לכתוב מצגת ? מתחילים להתכונן כבר היום

מקור: פליקר

כשהבוס ניגש השבוע וביקש שתכיני מצגת לעובדים החדשים, זה נשמע כמו משימה קלה. סך הכל, את כבר עובדת בחברה שנים רבות, מכירה את המערכות, היעדים והאתגרים מבפנים, וגם פחד קהל מעולם לא היה בעייה — מי חשב שתמצאי את עצמך בערב שלפני הפרזנטציה, מול המסך הריק של הפאואר פוינט.

מסתבר שכתיבת מצגת, בדומה לרוב המטלות שלנו, קל בהרבה לבצע כשיש תוכנית פעולה מסודרת. לכן ריכזתי בפוסט הזה את השלבים השונים שאני משתמש בהם בתהליך ההכנה.

1.  הציבי יעדים

מועד לביצוע: כמה שיותר מוקדם, עדיף כשבועיים לפני מועד ההרצאה.

יעד הוא ההנעה לפעולה, והוא הסיבה שאנשים מתאמצים להגיע ולהקשיב להרצאה במקום לקרוא את הסיכום במייל. על היעד להיות קונקרטי ביחס למאזינים ורלוונטי. יש להימנע מיעדים שאינם כוללים קריאה לפעולה ספציפית במועד תחום.

הנה מספר דוגמאות ליעדים המנוסחים לא טוב:

• המאזינים יכירו את הסעיפים המופיעים בדו"ח קרן הפנסיה
• המאזינים ידעו שצריך לפנות למחלקת IT כשיש תקלת מחשוב
• המאזינים יכירו את המיזם העסקי שאני מעוניין לקדם

את אותם היעדים ניתן לנסח בצורה שתאפשר לנו להתקדם לשלב הבא - הנה אותם היעדים, הפעם מנוסחים היטב:

• המאזינים יבחנו את דו"ח קרן הפנסיה שלהם וינסו להוזיל עלויות
• המאזינים יפנו בקשה למחלקת IT בארגון
• המאזינים ישקיעו כסף במיזם העסקי שאני מעוניין לקדם

קל לראות את ההבדל, הניסוח הטוב כולל קריאה לפעולה בעוד שהניסוח הראשוני מעורפל. בעת ניסוח יעדים, יש להימנע משימוש במילים "יכירו", "יהיו מסוגלים", "ידעו" וכו'.

2.  כתבי סיפור

מועד לביצוע: מיד עם סיום כתיבת היעדים

עכשיו כשאנו ממוקדים הגיע הזמן לכתוב את הטקסט להרצאה. מומלץ להתחיל מסיפור קצר המעורר הזדהות ("כשאני רק הגעתי לחברה בתור עובדת חדשה..."), להמשיך בתיאור בעייה או בעיות של הקהל (לדוגמא: "דוד הגיע לעבוד כאן לפני שבועיים, ועדיין הוא לא יכול לקרוא מיילים בגלל תקלת מחשוב"), אפשר לתבל בגרפים וסטטיסטיקות שמראים שהסיכוי של עובד להתקדם בחברה גדל משמעותית אם הוא פונה לגורמי ה IT כשיש תקלות, וכו'.

השתדלי שתיאור הבעייה ויצירת הזדהות עם הסיפור יהוו את חלק הארי של הפרזנטציה, כ 50-70% מהזמן יוקדש לזה. לאחר מכן, יש להציג את הפתרון בדמות הנעה לפעולה, הכוללת בונוס למי שאכן יפעל.

לדוגמא: "על מנת להוריד את עלויות דמי הניהול בקרן הפנסיה שלכם, התקשרו עוד היום לנציג חברת הפנסיה ודרשו עמלה שגובהה לא יעלה על … לאחר מכן, פנקו את עצמכם בסופ"ש זוגי במלון הנסיכה באילת (כן, כולל טיסות) בזכות הכסף שחסכתם".

מומלץ שהבונוס יהיה מאוד ספציפי והפעולה תהיה קלה לביצוע - כך אנשים אכן ישתפו פעולה.  

מרגע שסיימנו לכתוב את הסיפור, אפשר להתחיל לתרגל אותו בקול רם בבית, מול המראה, במקלחת, ברכב בדרך לעבודה או בכל מקום שאפשר לדבר בקול רם בלי להפריע לשכנים.

3.  הכיני את המצגת ודף הסיכום

מועד לביצוע: כ 3-4 ימים לאחר סיום כתיבת הסיפור ותרגולו.

אחרי שלושה-ארבעה ימים שאת מקריאה לעצמך את הסיפור השכם וערב, כבר די ברור איזה תמונה או משפט מפתח צריכים להופיע בכל רגע. כל מה שצריך זה לקחת את התמונה/משפט מפתח הללו ולרשום אותם על השקף. השקפים הם כלי עזר וכך צריך להכין אותם, אם מספרים על דוד העובד החדש שהסתבך עם המיילים אפשר להראות את תמונתו (ברשותו של דוד, כמובן). אם מספרים על קרנות פנסיה אפשר להראות צילום של דוח פנסיה שנתי, תמונה של סוכן ביטוח, ותמונה של חוף הים כשמספרים על כל הכסף שנחסוך כשנוריד את דמי הניהול.

במקביל, כדאי להכין דף סיכום קצר למאזינים, שכולל למשל את מספרי הטלפון של קרנות הפנסיה השונות, דמי הניהול המומלצים וטלפון של מלון מומלץ באילת ליום שאחרי.

ניסיתם את השיטה והעברתם מצגת מנצחת ? ספרו לי על זה בתגובות !

ארבע טכניקות של מרצים מעולים להרצאה בחדר קשה

מרתין לותר קינג בנאום החלום המקורי

בואו נניח שהצלחנו להמציא מכונת זמן ובזכותה אנו יכולים להביא דמויות מפתח מהעבר לתקופה שלנו. יותר מזה, נניח שמכונת הזמן הזאת התגלגלה לידי כותב הבלוג, וכדי ללמוד טוב יותר על הרצאות החלטתי להביא את מרתין לותר קינג לשידור חוזר של נאומו המפורסם, אבל, בגלל שכל הבמות תפוסות לכבוד יום העצמאות, הנאום נערך בתחנת רכבת אוניברסיטה.

האירוע היה נשמע בערך כך:

”יש לי [כרוז: הרכבת לנהריה תצא מרציף מספר 1] חלום. שיום אחד תקום אומה [כרוז: הרכבת הינה רכבת ישירה לנהריה ואינה עוצרת בתחנות הבינייים. מרתין והקהל מחכים] שיום אחד תקום אומה זאת...“

הנה השני סנט שלי על הנאום הדמיוני — הוא כנראה היה מסתיים מהר מאוד.

לחלל שבו אנו מעבירים את ההרצאות יש חשיבות עצומה בקביעת תגובת הקהל, ההשפעה של ההרצאה והיכולת שלנו להעביר את המסר. לא מזמן התבקשתי להעביר קורס בקומת המרתף, כאשר בקומה הראשונה בוצעו עבודות שיפוצים נרחבות. הקורס נשמע בדיוק כמו נאום של מרתין לותר קינג בתחנת רכבת. לא מובן לחלוטין.

ברוב המקרים, לעומת זאת, התנאים הם לא אופטימליים אבל בהחלט אפשר להתאים או לשפר אותם עם קצת עבודת הכנה. בפוסט זה אספתי מספר טכניקות שעובדות להתמודד עם חדרים חדשים.

1. מגיעים מוקדם.

כשמזמינים אותי להרצאה במקום חדש אני אכוון להגיע שעה לפני תחילת ההרצאה. מעבר לסיבות הטכניות של לא לאחר יש חשיבות להגעה מוקדמת כדי להתיידד עם הקירות. להבין את המכשולים שבחדר ולנסות לחשוב על מעקפים.

אם התמזל מזלכם, חלק מהמאזינים גם יקדימו קצת, ואז הרווחתם הזדמנות לפטפט עם האנשים שהכי מתעניינים בהרצאה לפני שמתחילים.

2. לא מתעלמים מתקלות.

הדבר הבולט ביותר שמבדיל בין מרצים מתחילים למנוסים יותר הוא ההשלמה עם בעיות בחדר. התחלתם לדבר והמיקרופון מצפצף ? תעצרו, תבינו למה ותסדרו את זה. המיזוג חזק מדי ואתם מרגישים שקר לכם ? ככל הנראה הקהל שלכם קופא מקור (אל תשכחו שלמרצה תמיד קצת יותר חם מאשר לקהל) — סדרו את המזגן.

3. משתפים את הקהל

אם התחלתם את ההרצאה ורק אז שמתם לב שפתאום נהיה קר, הדבר הכי טוב לעשות הוא לשתף את הקהל. אפשר לשאול "האם קר לכם ? להעלות את הטמפרטורה במזגן ?". גם הבעתם אכפתיות, גם יצרתם שיתוף פעולה, וגם פתרתם בעייה.

בעייה נוספת שעלולים להתקל בה היא צפיפות קהל, או ליתר דיוק היעדר צפיפות. אתם נכנסים לחדר ההרצאות ורואים שהקהל מפוזר בקצוות שונים של החדר, והאולם נראה ריק. בקשו מהאנשים לעבור לקידמת הבמה. ההבדל בין הרצאה לקהל מפוזר להרצאה מול קהל קטן וצפוף הוא עצום ושווה את הזמן שתפסידו בשינויי המקומות.

4. ואם הכל טוב, אפשר להחמיא

ניקולאס זקש עושה זאת יפה בהרצאה שכאן (מספיק לצפות בדקות הראשונות, עד שהוא מתחיל לשיר).

למרות שלא כל ההרצאות שלנו יהיו באולמות תיאטרון מושלמים, בעזרת עבודת שטח קצרה ורצון טוב, אפשר להתאים את האולם לצרכים שלכם ולהרגיש בבית גם בחדרי הרצאות פחות מוצלחים.

מה היה החדר הכי גרוע שאתם הרציתם בו ? איך התמודדתם ? אשמח לשמוע בתגובות.

עדיין מדמיין את כולם ערומים ? כך ניצחתי את פחד הקהל

טריילר רשמי לסרט נאום המלך

באחת ההרצאות הזכורות לי ביותר הסברתי על נושא מסוים כשלפתע תלמיד שאל שאלה לכאורה תמימה "רגע, לא הבנתי. תוכל לחזור על זה ?". עד כאן אין שום דבר חריג, אבל מיד לאחר אותה השאלה הראש שלי כאילו נעצר.

לא לגמרי נעצר, כמובן, המשכתי לחשוב על איך הגעתי למצב הזה, למה בכלל נכנסתי לכיתה הזו, למה לא התקשרתי להודיע על מחלה — הדבר היחיד שלא היה בראש באותם רגעים היה הנושא שניסיתי לדבר עליו, או כל דבר שקשור לעניין.

ככל שהשניות חלפו וניסיתי להיזכר (ללא הצלחה, כמובן) התסמינים רק החריפו. הזעה, רעד קל וכל מה שקוראים עליו בספרים תקף.
בסופו של דבר הצלחתי לגמגם שאסביר פרטנית אחרי ההפסקה.

כששאלתי מסביב גיליתי שהתופעה משותפת למרצים קבועים וגם מזדמנים, הפחד שנראה טיפשים, הפחד שלא נדע לענות את התשובה הנכונה, או הפחד שאנשים יצחקו עלינו קיימים אצל כל אחד ברמה כזו או אחרת.

פחד זה מוביל פעמים רבות לתופעה הפוכה אותה אני מכנה "הדיבור הרובוטי". הרעיון הוא שנדמה הרבה יותר קל ללמוד בעל פה טקסט מילה אחר מילה מאשר לדבר שוטף, ולכן מרצים, בעיקר בתחילת דרכם, מנסים ללמוד את כל הטקסט של המצגת בעל פה.

התוצאה היא אובדן החיים של ההרצאה, ותחושה של המאזינים שהם מקשיבים לתקליט ולא לבן אדם, מה שמייצר שיעמום במקרה הטוב, או נטישת האולם במקרה הרע.

בואו נדבר עוד קצת על הפחד הזה, מסיבות שונות (שאת רובן אינני מבין) בתי הספר שלנו מלמדים ילדים מגיל צעיר שלטעות זה דבר רע. במבחן יש תשובה נכונה ותשובה לא נכונה, ואם בחרת בתשובה הלא נכונה איבדת נקודות. ברור לכל כי ציון 97 עדיף על ציון 74. הוא פשוט מייצג פחות טעויות.

דווקא האנשים המוכשרים ביותר סובלים מפחד הקהל הקיצוני ביותר. אותם אלה שתמיד התאמצו והצליחו לקבל ציונים גבוהים בעבודות ובמבחנים, חוששים לטעות הרבה יותר מאשר ה"ילד הרע" של הכיתה.

עבור אנשים שלא טועים המחשבה על הטעות ומה יגידו מסביב מלחיצה הרבה יותר מאשר הטעות עצמה. מחשבה זו משתקת וגורמת גם לתופעת הדיבור הרובוטי, וגם לזיעה קרה והיתקעות באמצע הרצאה.

אז איך בסוף הצלחתי להתגבר על פחד קהל לחלוטין ?

זה קל — התחלתי לטעות.

אם מישהו שואל שאלה שלא רלוונטית לשאר המשתתפים, במקום להגיד "דבר איתי בהפסקה" ניסיתי להגיד "אני לא זוכר", או "אני לא יודע". מה שגיליתי היה שאף אחד לא מתרגש מזה. ומאחר ואני ידעתי את התשובה, גם אני לא התרגשתי יותר מדי.

וכמו בכל דבר, גם כאן חשוב לא להגזים כדי שאנשים עדיין ירצו לשמוע אתכם.

לפוסט היום מצורף הטריילר לסרט "נאום המלך", סרט המציג תהליך התמודדות עם פחד קהל עד להשתלטות על הפחד. הוא מעניין ומומלץ.

בפסח הזה משתחררים מהמצגת

הרצאה ללא מצגת - זה עובד

אם ננסה למצוא תאריך אחד, ששינה את עולם הדיבור הציבורי, מן אירוע מכונן שבעקבותיו חיי הדוברים השתנו מקצה לקצה, זה יהיה חייב להיות ה 22 במאי 1990, התאריך שבו מיקרוסופט שחררה לאוויר העולם את תוכנת פאואר פוינט כחלק מחבילת תוכנות האופיס לחלונות גרסא 3.

האפקט התרבותי לא אחר לבוא. אם לפני המצאת הפאואר פוינט מרצים נעזרו בשקפים, לוח או עזרים חזותיים אחרים כדי להמחיש היכן שהיה צורך, ושומעיהם נאלצו לסכם לעצמם נקודות חשובות, כיום נראה כי כולנו התמכרנו לקלות שתוכנה זו (או מתחרותיה) מאפשרת.

מבחינת המאזין המצגת מסכמת את הנקודות החשובות של החומר. המצגת כוללת את כל המידע שהוא יצטרך. היא מספקת ביטחון וחוסכת את הצורך לסכם תוך כדי הרצאה.

מבחינת המרצה שימוש במצגת נוח יותר מאשר לכתוב ולמחוק מהלוח את הנקודות החשובות, היא מאפשרת הצגה של תמונות או סרטונים ויכולה להוסיף מימד של דינמיקה להרצאה.

אז למה שמישהו ירצה "להשתחרר" מהמצגת ?

כשאתם מדברים מול קהל אתם מובילים את ההצגה. אתה, הדובר, מחליט מה יבוא עכשיו, לאיזה נקודה להתיחס, באיזה אמצעי חזותי להשתמש ואיך לגרום לאנשים להתעניין במה שיש לך לספר. השימוש במצגת מאפשר בחלק מהמקרים להאציל סמכויות. השאלות על מה מדברים כעת, איזה דברים לספר, ואפילו מתי ההפסקה מוכתבות על ידי השקפים. המצגת לקחה את ההובלה וכעת כולנו (הדובר והשומעים) הולכים בעקבותיה עד שתסתיים.

תוצאה נוספת ששמתי לב אליה של שימוש במצגת היא רידוד הדיון. כשמרצה אומר משפט המאזינים מתייחסים אליו בספקנות גבוהה יותר מאשר כשהמשפט כתוב במצגת — מה שאומר שאתם תקבלו שאלות קשות בהרבה על הדיבור החי שלכם מאשר על הטקסט הכתוב. השאלות הקשות הנובעות מביקורתיות בריאה הן הבסיס לדיון פורה ולמידה.

לסיום, השימוש במצגות איפשר לדוברים להזניח את שלב ההכנה להרצאה. אנשים שנדרשים לדבר מול קהל כותבים מצגת ומשוכנעים שבכך עבודתם הסתיימה, שכן כשיגיעו להרצאה הם יראו מה כתוב בשקף וידברו על הנקודות שכתבו לעצמם מראש.

אין דבר רחוק יותר מהאמת — כתיבת המצגת היא הצעד האחרון בהכנה להרצאה, ואיננה מהווה תחליף לתכנון ותרגול. השימוש במצגת בהחלט יכול להועיל להרצאות כשעושים אותו נכון אך אם כל ההרצאות שהעברתם עד היום כללו מצגות, עשו לעצמכם טובה ונסו את ההרצאה הבאה להעביר ללא מצגת. התוצאה עשויה להפתיע.

ההרצאה שבלינק השבוע היא של גארי יורובסקי, פעיל זכויות בעלי חיים ואחד הדוברים הרהוטים של התנועה. גארי מצליח בהרצאותיו לשנות הרגלי חיים של אנשים, ולהביא אותם לפעולה מאוד משמעותית. את כל זה הוא מצליח לעשות ללא שימוש במצגת. כך נראית הרצאה ללא מצגת.